Management Information System

บริษัท เสริมสุข จำกัด(มหาชน)

ความเป็นมา

บริษัท เสริมสุข จำกัด ได้ก่อตั้งโรงงานขนาดย่อมแห่งแรกขึ้นบนเนื้อที่ประมาณ 4 ไร่ ณถนนสีลม และเริ่มเปิดดำเนินการครั้งแรกเมื่อวันที่ 18 มีนาคม พ.ศ. 2496 เวลา 7.00 น. เครื่องดื่ม "เป๊ปซี่" ได้เริ่มทยอยออกสู่ตลาดเมืองไทย เพื่อสร้างความสดชื่นให้แก่คนไทยทั้ง ประเทศเป็นครั้งแรก ด้วยขวดขนาด 10 ออนซ์ ภายใต้คำขวัญโฆษณา "ดีมาก มากดี" (Quality Quantity)

วิสัยทัศน์ และพันธกิจ

“ ผู้นำในการเป็นบริษัท ผู้ผลิตและจัดจำหน่าย เครื่องดื่มครบวงจร ” บริษัท เสริมสุข จำกัด(มหาชน) คือ บริษัทผู้ผลิตและจำหน่ายเครื่องดื่มครบวงจรรายแรก ที่นำความสดชื่นมาสู่ผู้บริโภคชายไทยทั่วประเทศ และในการที่จะรักษาไว้ซึ่งความเป็นผู้นำอันแข็งแกร่งในตลาดเครื่องดื่ม บริษัทฯจึงได้วางนโยบายและการดำเนินงานตามที่กำหนดไว้ดังนี้

มุ่งเน้นให้ผู้บริโภผู้บริโภคได้รับประโยชน์สูงสุด โดยการให้บริการผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพดีที่สุด

มองหาโอกาสในการเจาะตลาดและสถานที่ในการจัด จำหน่ายใหม่ๆ อย่างสม่ำเสมอ

พัฒนาระบบปฎิบัติการ องค์กร และบุคลากรทุกคนให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

พัฒนาเครือข่ายความร่วมมือระหว่างผู้จัดจำหน่ายอยางเต็มที่ เนื่องจากความสำเร็จนั้น

เกิดจากระบบการจัดการที่ยอดเยี่ยมของผู้จัดจำหน่ายเป็นหลัก

แผนผังองค์กร

บริษัท เสริมสุข จำกัด (มหาชน) มีการจัดโครงสร้างองค์กร ดังแผนผังต่อไปนี้

แผนกขาย

หน้าที่ของแผนกขาย

มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า โดยแผนกขายจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อ และข้อมูลการสั่งซื้อ

ปัญหาของแผนกขาย

1. เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ ซึ่งมีเอกสารดังนี้

1.1 เอกสารข้อมูลลูกค้า

1.2 เอกสารข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า

1.3 เอกสารเกี่ยวกับสินค้า

2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม

3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีเยอะและจัดเก็บไว้หลายที่

4. ข้อมูลมีการสูญหาย เพราะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่ต้องการอยู่ตรงไหน เนื่องจากการเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบอาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย

5. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อสินค้าหลายครั้ง แต่พนักงานขายก็เก็บข้อมูลทุกครั้ง ทำให้มีเอกสารซ้ำซ้อน

6. ข้อมูลมีความแตกต่าง เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลงเช่น เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่ เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์หลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อย ๆ

แผนกจัดซื้อ

หน้าที่ของแผนกจัดซื้อ

มีหน้าที่จัดซื้อวัตถุดิบ ชิ้นส่วนหรือวัสดุต่างๆที่หน่วยงานต้องการให้ตรงกับความต้องการทั้งในด้านปริมาณคุณภาพ และเวลา โดยให้มีต้นทุนค่าใช้จ่ายที่ต่ำที่สุด

ปัญหาของแผนกจัดซื้อ

1. ราคาของวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตไม่แน่นอน

2. เวลาในการสั่งของสินค้าและได้รับนั้น ไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด

3. เอกสารที่ใช้ในการสั่งซื้ออาจสูญหายได้ เนื่องจากการจัดเก็บข้อมูลไม่เป็นระเบียบ

4. การค้นหาเอกสารอาจจะได้ยาก

แผนกคลังสินค้า

หน้าที่ของแผนกคลังสินค้า

มีหน้าที่ในการตรวจสอบสินค้าและรับข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า จากแผนกขายสินค้าเพื่อส่งไปยังแผนกจัดส่งสินค้า

ปัญหาของแผนกคลังสินค้า

1. เอกสารข้อมูลสินค้ามีจำนวนมาก เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิดและหลายขนาด ทำให้การจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ

3. ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ

4. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้

5. ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไป เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร

แผนกจัดส่งสินค้า

หน้าที่ของแผนกจัดส่งสินค้า

มีหน้าที่ในการจัดส่งสินค้าไปให้ลูกค้าหรือผู้บริโภค โดยรับสินค้าจากแผนกคลังสินค้า

ปัญหาของแผนกจัดส่งสินค้า

ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ

3. ถ้าข้อมูลสูญหายจะทำให้ไม่สามารถไปจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้ อาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจ

4. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าอาจใช้เวลานานเนื่องจากต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน

5. ข้อมูลมีความแตกต่าง เช่น ลูกค้ามีที่อยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถทราบได้ว่าจะจัดส่งสินค้าให้ที่ไหน

แผนกบัญชี

หน้าที่ของแผนกบัญชี

มีหน้าที่ในการจัดเก็บเงินค่าสินค้าและจัดทำบัญชีของบริษัทพร้อมทั้งทำรายงานงบการเงินเสนอผู้บริหาร โดยรับข้อมูลการสั่งซื้อจากแผนกขาย

ปัญหาของแผนกบัญชี

1. เอกสารมีจำนวนมาก และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ

3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ

4. เอกสารสูญหาย เพราะเอกสารมีจำนวนมาก และเอกสารส่วนใหญ่เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับการเงิน หากสูญหายอาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหายอย่างมาก

5. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินทำได้ช้า ไม่สะดวกรวดเร็ว

6. ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดได้ถ้าเอกสารไม่ถูกต้องหรือเอกสารสูญหาย

7. รายงานทางการเงินที่ทำโดยมือจะทำให้เข้าใจได้ยาก เนื่องจากลายมือหรือรูปแบบของรายงานเพราะจะมีความหลากหลายและมีความแตกต่างกันไป

ปัญหาของแต่ละแผนก

ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกบัญชี

1. ในกรณีที่แผนกขายทำเอกสารในการสั่งซื้อสูญหาย แผนกบัญชีจะไม่ทราบยอดการสั่งซื้อ

2. ในกรณีที่แผนกขายทำเอกสารใบชำระเงิน ของลูกค้าสูญหายแผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าจ่ายเงินหรือยัง

3. ในกรณีที่แผนกขายได้ขายสินค้าไปโดยไม่ได้แจ้งให้แผนกบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินไม่เท่ากัน

ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกคลังสินค้า

1. ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า ทำให้เมื่อแผนกขายจะขายสินค้าก็จะไม่ทราบว่าสินค้ามีจำนวนเพียงพอกับการขายหรือไม่

2. ในกรณีที่แผนกขายไม่ได้ส่งยอดการสั่งซื้อและการสั่งจองในบางกรณีของลูกค้าให้แผนกคลังสินค้าทราบ ทำให้แผนกคลังสินค้าไม่ทราบว่าจะต้องมีการสั่งซื้อสินค้ามาเพิ่มหรือไม่ เพื่อให้เพียงพอสำหรับการขาย

ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกจัดส่งสินค้า

ถ้าแผนกขายทำเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าหายจะทำให้แผนกจัดส่งสินค้าไม่ทราบว่าจะส่งสินค้าให้กับลูกค้าไม่ได้

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกคลังสินค้า

ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ได้แจ้งยอดการคลังสินค้าให้แผนกบัญชีทราบ แผนกบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้ เพราะจะต้องทราบยอดสินค้าคงเหลือของแต่ละงวด

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกจัดส่งสินค้า

ถ้าแผนกจัดส่งสินค้าไม่ส่งสินค้าให้กับลูกค้า แล้วไม่แจ้งการชำระเงินของลูกค้าให้แผนกบัญชีทราบ แผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าชำระเงินแล้ว

ปัญหาระหว่างฝ่ายบัญชีและแผนกจัดซื้อ

1. เนื่องจากฝ่ายบัญชีอนุมัติเงินล่าช้าทำให้ฝ่ายจัดซื้อเสียเวลาให้การจัดซื้อสินค้า

2. หากฝ่ายจัดซื้อทำใบเสร็จสูญหายฝ่ายบัญชีไม่สามารถทราบยอดสั่งซื้อทำให้ไม่สามารถทำบัญชีได้

ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้ากับแผนกจัดส่งสินค้า

ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า ว่ามีพอสำหรับการจัดส่งสินค้าหรือไม่ แผนกจัดส่งสินค้าก็อาจจะไม่มีสินค้าไปจัดส่งให้กับลูกค้า

ปัญหาทั้งหมดและระบบแก้ไขปัญหา

1. เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ

2. สิ้นเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม

3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีเยอะและจัดเก็บไว้หลายที่

4. ข้อมูลมีการสูญหาย เพราะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่ต้องการอยู่ตรงไหน เนื่องจากการเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบ อาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย

5. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อสินค้าหลายครั้ง แต่พนักงานขายก็เก็บข้อมูลทุกครั้งทำให้มีเอกสารซ้ำซ้อน

6. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินทำได้ช้า ไม่สะดวกรวดเร็ว

7. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้

8. ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไป เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร

9. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าอาจใช้เวลานานเนื่องจากต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน

10. ข้อมูลมีความแตกต่าง เช่น ลูกค้ามีที่อยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถทราบได้ว่าจะจัดส่งสินค้าให้ที่ใด

11. พบข้อบกพร่องของชิ้นงานที่ทำ เช่น สินค้าที่ทำออกมาไม่ตรงไปตามแบบที่ลูกค้ากำหนด

12. ปริมาณและคุณภาพของสินค้าไม่ได้ตามที่กำหนด

13. วัตถุดิบ ชิ้นส่วนต่างๆบางชิ้นมีราคาแพง

14. ระยะเวลาในการรับสินค้าที่สั่ง ไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด

15. อุปกรณ์บางชิ้นนำไปใช้แล้วเกิดการชำรุดเสียหาย

16. อุปกรณ์ยืมไปไม่ได้คืน

17. ระยะเวลาในการซ่อมบำรุงนั้นบางอย่างก็ไม่ตรงตามที่กำหนด

18. แบบสิ้นค้าไม่ถูกใจลูกค้า

19. ระยะเวลาในการออกแบบชิ้นงานไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด

20. สินค้าไม่ได้คุณภาพตามที่ลูกค้ากำหนด

21. แผนกขายทำเอกสารในการสั่งซื้อสูญหาย แผนกบัญชีจะไม่ทราบยอดการสั่งซื้อ

22. แผนกขายทำเอกสารใบชำระเงิน ของลูกค้าสูญหายแผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าจ่ายเงินหรือยัง

23. แผนกขายได้ขายสินค้าไปโดยไม่ได้แจ้งให้แผนกบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินไม่เท่ากัน

24. แผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า ทำให้เมื่อแผนกขายจะขายสินค้าก็จะไม่ทราบว่าสินค้ามีจำนวนเพียงพอกับการขายหรือไม่

25. แผนกขายไม่ได้ส่งยอดการสั่งซื้อและการสั่งจองในบางกรณีของลูกค้าให้แผนกคลังสินค้าทราบ ทำให้แผนกคลังสินค้าไม่ทราบว่าจะต้องมีการสั่งซื้อสินค้ามาเพิ่มหรือไม่ เพื่อให้เพียงพอสำหรับการขาย

26. แผนกขายทำเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าหายจะทำให้แผนกจัดส่งสินค้าไม่ทราบว่าจะส่งสินค้าให้กับลูกค้าไม่ได้ ไม่รู้สถานที่จัดส่งสินค้า เวลาในการนัดรับสินค้าไม่ตรงตามที่ระบุ

27. แผนกคลังสินค้าไม่ได้แจ้งยอดการคลังสินค้าให้แผนกบัญชีทราบ แผนกบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้ เพราะจะต้องทราบยอดสินค้าคงเหลือของแต่ละงวด

28. แผนกจัดส่งสินค้าไม่ส่งสินค้าให้กับลูกค้า แล้วไม่แจ้งการชำระเงินของลูกค้าให้แผนกบัญชีทราบ แผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าชำระเงินแล้ว

29. แผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า ว่ามีพอสำหรับการจัดส่งสินค้าหรือไม่ แผนกจัดส่งสินค้าก็อาจจะไม่มีสินค้าไปจัดส่งให้กับลูกค้า

30. แผนกควบคุมคุณภาพตรวจพบ ปัญหาที่ชิ้นงานที่ฝ่ายผลิตทำ แผนกควบคุมคุณภาพก็จะต้องตีชิ้นงานนั้นกลับไปให้ฝ่ายผลิตทำใหม่ จึงทำให้การดำเนินการผลิตนั้นเป็นไปอย่างล่าช้าไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด

ตารางแสดงรายการการทำงาน(Functions)หรือกิจกรรมทั้งหมดของบริษัท

แสดงการจำแนกกิจกรรม(Activites) ของหน้าที่ของการทำงาน (Functions) ในบริษัท

Business Functions Supporting Functions

1. ค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา

จากการค้นหาโครงการของแผนกต่าง ๆ สามารถรวบรวมโครงการพัฒนาระบบได้ทั้งหมด 4 โครงการดังนี้

ชื่อโครงการ	แผนก
1. โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้า	คลังสินค้า
2. โครงการพัฒนาระบบขาย	ขาย
3. โครงการพัฒนาระบบบัญชี	บัญชี
4. โครงการพัฒนาระบบจัดส่งสินค้า	จัดส่งสินค้า
5. โครงการพัฒนาระบบสั่งซื้อสินค้า	สั่งซื้อสินค้า

ตารางที่ 2 การกำหนดชื่อโครงการ

2. จำแนกและจัดกลุ่มโครงการที่ค้นหามา

เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของโครงการทั้ง 4 แล้ว พบว่าล้วนแล้วแต่ให้ประโยชน์กับบริษัทจึงจำเป็นต้องคัดเลือกโครงการที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทให้ได้มากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำโครงการทั้ง 4 โครงการมาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของบริษัท เพื่อค้นหาโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์ให้ได้มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ ดังรายละเอียดของตารางต่อไปนี้

วัตถุประสงค์(Objectives)	ระบบการขาย	ระบบงานคลังสินค้า	ระบบบัญชี	ระบบจัดส่งสินค้า
1.เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้น	X			X
2.เพื่อขยายกิจการ	X			X
3.เพื่อเพิ่มภาพลักษณ์ของบริษัท	X	X		X
4.เพื่อประสิทธิภาพในการใช้งาน	X	X	X	X

ตารางที่ 3 จำแนกวัตถุประสงค์ของบริษัท

3. เลือกโครงการที่เหมาะสม (Selecting)

จากตารางเปรียบเทียบโครงการตามวัตถุประสงค์ของบริษัทพบว่าโครงการพัฒนาระบบการขายตรงตามวัตถุประสงค์ของบริษัทมากที่สุด แต่เนื่องจากเมื่อพิจารณาถึงงบประมาณและสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทแล้วเห็นควรว่าจะต้องนำโครงการทั้ง 4 มาพิจารณาตามข้อจำกัดเพิ่มเติมได้แก่ ขนาดของโครงการ และผลประโยชน์ที่จะได้รับ เนื่องจากหากโครงการใดมีขอบเขตกว้างหรือมีขนาดใหญ่หมายถึงต้องใช้งบประมาณสูง ทำให้เกิดต้นทุนสูงซึ่งปัจจุบันบริษัทยังไม่สามารถทำได้ แสดงรายละเอียดในตารางต่อไปนี้

ตารางเมตริกซ์ Information System –to-Objectives

ระบบสารสนเทศ (Information System) วัตถุประสงค์(Objectives) และผลประโยชน์	ระบบ การขาย	ระบบงาน คลังสินค้า	ระบบบัญชี	ระบบจัดส่งสินค้า
วัตถุประสงค์ตามแผนกลยุทธ์:
1.เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้น	X			X
2.เพื่อขยายกิจการ	X			X
3.เพื่อเพิ่มภาพลักษณ์ของบริษัท	X	X		X
4.เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน	X	X	X	X
ขนาดโครงการ :
1.ขนาดเล็ก				X
2.ขนาดกลาง	X		X
3.ขนาดใหญ่		X
ผลประโยชน์ :
1.ลดภาระของแผนกบัญชี	X	X	X
2.แต่ละแผนกสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้	X
3.สามารถจัดทำรายงานได้ทันตามความต้องการ	X	X	X	X
4.สามารถค้นหาข้อมูลได้เร็ว	X	X	X	X
5.เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน	X	X	X	X
6.ลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนได้			X	X
7.สามารถเพิ่มจำนวนลูกค้าได้	X

ตารางที่ 4 เมตริกซ์ Information System –to-Objectives

จากการพิจารณาโครงการทั้ง 4 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดโครงการ และผลประโยชน์ จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์ และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้า จึงปฏิเสธโครงการทั้ง 3 ระบบ ถึงแม้ว่าจะให้ผลประโยชน์และสามารถนำบริษัทไปสู่เป้าหมายได้ แต่ทางผู้บริหารให้ชะลอไว้ก่อน เนื่องจากเป็นโครงการขนาดใหญ่จึงต้องใช้เงินทุนเป็นจำนวนมาก

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งาน โดยจะบอกถึงรายระเอียดของระบบที่จะพัฒนามีดังนี้ ระบบงานคลังสินค้า ระบบการขาย ระบบบัญชี ระบบจัดส่งสินค้า โดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิน 2 ทางเลือก

1.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

2.ให้ทีมงานของเราพัฒนาระบบเอง

รูปที่ 3 ทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้ที่ดีที่สุด

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาเอง

เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากนี้ยังจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงานหรือรองรับการเปลี่ยนแปลงการทำงานในระบบได้ และสามารถคอยกำกับดูแลการทำงานให้ตรงไปตามวัตถุประสงค์ได้อย่างที่วางไว้

การวางแผนโครงการ

(Project Planning)

เป้าหมาย

นำระบบสาระสนเทศเพื่อการบริหารคลังสินค้ามาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการและสร้างลดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อวัตถุดิบ ตลอดจนลดค่าใช้จ่ายในการรักษาวัตถุดิบ

วัตถุประสงค์

โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้ามีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาให้เป็นระบบคลังสินค้าที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้

ขอบเขตของระบบ

โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้าได้มีการจัดทำขึ้นโดยทีมงานพัฒนาสารสนเทศภายในบริษัทเอง(In-House Development) พร้อมนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. ระบบจะต้องแบ่งการทำงานอย่างชัดเจน แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

2. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้

3. ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

1. การเก็บรวบรวมข้อมูลวัตถุดิบและการค้นหาข้อมูลวัตถุดิบเกิดความซ้ำซ้อน

2. การจัดเก็บข้อมูลของสินค้าไม่เป็นระบบ

3. ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน

4.เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิด ความเสียหายและสูญหายได้

5. การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน

ความต้องการในระบบใหม่

ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ

1. ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน

2. สามารถเก็บ และตรวจสอบวัตถุดิบได้

3. สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลของวัตถุดิบและข้อมูลคลังสินค้าได้

4. การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่ายเช่น บัญชี พนักงานขาย พนักงานเช็คสต็อก พนักงานจัดส่งสินค้า เป็นต้น

5. การจัดทำรายงานสรุปที่สะดวกรวดเร็วในการเสนอต่อผู้บริหารหรือผู้จัดการ

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

1. องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้

2. องค์กรสามารถตัดสินใจในการซื้อวัตถุดิบได้

3. องค์กรมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น

4. ขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ที่มีความรวดเร็ว

5. ขั้นตอนการซื้อวัตถุดิบ-รับคืนวัตถุดิบ มีความถูกต้อง ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน

6. สามารถจัดเก็บข้อมูลวัตถุดิบ ทำให้การสั่งซื้อวัตถุดิบได้รวดเร็วและถูกต้อง และมีเอกสารยืนยัน

7. การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

8. สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัทต่อไปได้

แนวทางในการพัฒนา

การพัฒนาระบบของบริษัทดัชมิลล์ จำกัด เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของการจัดซื้อวัตถุดิบเข้าสู่คลังสินค้า และการส่งคืนวัตถุดิบไปยังส่วนที่เกี่ยวข้องเช่น การทำงานของพนักงานในแต่ละหน้าที่ ซึ่งบางครั้งการทำงานขั้นตอนต่าง ๆ อาจจะมีเอกสารหรือข้อมูลที่ซับซ้อนหลายขั้นตอน ดังนั้นจึงได้มีการวิเคราะห์ระบบใหม่เพื่อความสะดวกและมีประสิทธิภาพในการทำงาน ก่อนที่เราจะมาวิเคราะห์ระบบเราจะต้องทำการจำลองหรือศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่และข้อมูลทั้งหมดว่า ระบบที่เราต้องการวิเคราะห์เหมาะสมกับระบบการทำงานเดิมของบริษัทหรือไม่ซึ่งจะแบ่งการทำงานออกเป็น 7 ขั้นตอน ดังนี้

1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

3. การวิเคราะห์ระบบ

4. การออกแบบเชิงตรรกะ

5. การออกแบบเชิงกายภาพ

6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร

ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัทดัชมิลล์จำกัดข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ

- การคลังสินค้าสินค้า

- การจัดซื้อจ่ายวัตถุดิบ

- การรับคืนวัตถุดิบ

ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้

1. เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน

2. กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้

3. วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์

1.ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม ดูว่าการทำงานของบริษัท มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิม และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบคลังสินค้า

2.การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้ เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว ก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบเชิงตรรกะ

เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน ซึ่งในการออกแบบระบบ ระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนเสร็จเรียบร้อยแล้ว เช่น ในการสั่งจ่ายวัตถุดิบก็จะมีแบบฟอร์มในการสั่งจ่ายวัตถุดิบให้กรอก หรือแม้แต่แบบฟอร์มในการกรอกข้อมูลการรับคืนวัตถุดิบและการออกแบบฐานข้อมูลในโปรแกรมต่าง ๆ

ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ

ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล โปรแกรมสำเร็จรูป เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ

ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้

1. เขียนโปรแกรม

2. ทดสอบโปรแกรม

3. ติดตั้งระบบ

4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุงระบบ

อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง คือ ระบบการขาย การจัดเก็บข้อมูลสินค้า และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

- ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

- ประมาณการใช้ทรัพยากร

- ประมาณการใช้งบประมาณ

- ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่ได้รับมอบหมาย อาจจะเป็นบุคคลที่มีความรู้ในด้านของระบบที่ต้องการเปลี่ยนแปลงที่ทำงานอยู่ในบริษัทหรือทางบริษัทจ้างให้ทำการวิเคราะห์ระบบ ซึ่งบุคคลจะต้องดำรงตำแหน่งเกี่ยวกับการดูแลระบบ เช่น

1. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ เป็นบุคคลที่มีความรู้ในเรื่องของการทำงานของระบบสารสนเทศที่นำมาใช้ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้ พนักงานหรือทีมโปรแกรม จำทำเอกสารของระบบรวมถึงการทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

2. โปรแกรมเมอร์ ได้แก่ เจ้าหน้าที่ที่มีความรู้ทางด้านคอมพิวเตอร์ 2 คน ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบที่ต้องการจะเปลี่ยนแปลง รวมทั้งทดสอบโปรแกรมของระบบใหม่

ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

จากดังกล่าวเราอาจจะมีการแบ่งงานออกเป็นทีมหรือว่ามีการระบุหน้าที่ให้แต่ละฝ่ายหรือแต่ละคนทราบ เพื่อที่งานจะประสบผลสำเร็จ ปัจจุบันทางบริษัทได้มีการใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วหรือเครือข่ายที่มีความเร็วสูงกว่านี้ มีรายละเอียดพอเข้าใจดังนี้

1. เครื่องแม่ข่าย(Server) จำนวน 3 เครื่อง

2. เครื่องลูกข่าย(Workstation) จำนวน 20 เครื่อง

3. เครื่องพิมพ์(Printer) จำนวน 4 เครื่อง

ปัจจุบันทางบริษัทได้นำเทคโนโลยีหลายอย่างมาใช้ในการบริหารงาน ซึ่งปัจจุบันมีรายละเอียดดังนี้

1. ระบบโปรแกรม 1 ระบบ

2. เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายและลูกข่ายตามจำนวนที่บริษัทต้องการ

3. บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในการทำงานของโปรแกรม

4. อุปกรณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในการพัฒนาระบบ

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1. ในส่วนของผู้บริหาร

- ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

* นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์ 50000

2. แผนกทุกแผนกที่มีการเปลี่ยนแปลงระบบ

- ค่าการฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับระบบใหม่ 15000

3. การจัดซื้ออุปกรณ์ต่าง ๆ

- เครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมที่ใช้ในการลงระบบ 30000

- อื่น ๆ 5000

ประมาณการใช้งบประมาณ

จากรายการดังกล่าวเป็นเพียงการประมาณค่าใช้จ่ายคร่าว ๆ ที่ทางองค์กรจ่ายในการปรับปรุงระบบ ซึ่งอาจจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่านี้ที่ใช้เพราะในแต่ละองค์กรจะมีหลายแผนกในการทำงานและงานในแต่ละระบบจะมีขั้นตอนที่ซับซ้อนมาก ดังนั้นค่าใช้จ่ายจึงไม่เท่ากัน

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

ระยะเวลาในการดำเนินงานการวิเคราะห์ระบบของบริษัทดัชชมิลล์ ที่ต้องการนำระบบมาใช้ในการทำงานในส่วนของระบบคลังสินค้าเพื่อความสะดวกในส่วนของบริษัทและวัตถุดิบในการผลิต ซึ่งก่อนที่จะได้เริ่มทำงานนั้นเราจะต้องใช้ระยะเวลาในการศึกษาถึงขั้นตอนต่าง ๆ

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

จากดำเนินการดังกล่าวระยะเวลาที่ใช้จริง ๆ ในการวิเคราะห์อาจจะไม่พอแต่เพื่อเป็นการสรุปอย่างคร่าว ๆ ว่าเราได้ดำเนินการอะไรไปบ้างและระบบใหม่ที่ได้จะเสร็จภายในกี่วัน ซึ่งเราก็ได้ยกตัวอย่างไปแล้ว

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

จากการศึกษาปัญหาที่พบจากระบบเดิมของบริษัทดัชมิลล์ จำกัด ส่วนใหญ่บริษัทจะมีการนำเทคโนโลยีมาใช้แล้วบางส่วนแต่บางระบบก็ต้องการระบบที่มีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น ดังนั้นทางบริษัทจึงต้องมีการจัดทำระบบใหม่ขึ้น เมื่อเราทำการวิเคราะห์ระบบแล้วขั้นตอนต่าง ๆ ที่เราได้ทำก็จะจัดทำรายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหารเพื่อให้ทราบขั้นตอนต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการวิเคราะห์ซึ่งจะมีขั้นตอนประกอบย่อย ๆเพื่อความเข้าใจง่าย 4 ด้านดังนี้

1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค

ในส่วนนี้อาจจะเกี่ยวกับ ฮาดร์แวร์ และซอฟต์แวร์ขอระบบเดิมว่ามีการใช้ส่วนใดบ้าง เช่น โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อใช้งานในด้านต่าง ๆ และอุปกรณ์อื่น ๆ

2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน

ทำการศึกษาด้านต่าง ๆ ในการปฏิบัติงานของผู้ใช้ของระบบใหม่ที่จะนำมาใช้กับบริษัท ซึ่งขั้นตอนนี้จะเกี่ยวกับการทดสอบ การทดลองของระบบว่าระบบใหม่นี้มีผลต่อการทำงานของบริษัทอย่างไร

จากการทำงานของนักวิเคราะห์ระบบผลที่ได้ประสบผลสำเร็จระบบที่ได้เป็นที่ตรงตามความต้องการของบริษัท

การกำหนดความต้องการของระบบ

(System Requirements Determination)

การกำหนดความต้องการของระบบ

เมื่อโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานขายได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นคอนที่ผ่านมา และได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้ว ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำงานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่ เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม

ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถา(Questionnaire) สำหรับวิธีการออกแบบสอบถาม ทีมงามสามารถกำหนดคำถามที่ต้องการได้ตรงประเด็นเหมาะกับผู้จัดการแผนกที่มีเวลาให้สัมภาษณ์น้อยและผู้ตอบแบบสอบถามมีอิสระในการให้คำตอบ ซึ่งบุคคลที่ทางทีมงานเลือกที่จะออกแบบสอบถามมีดังนี้

ออกแบบสอบถาม (Questionnaire) บุคคลที่ตอบแบบสอบถาม คือ ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ ไม่ต้องมีการจดบันทึก ดังเช่น วิธีการสัมภาษณ์ ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก ไม่รวบกวนเวลาของผู้จัดการมากนัก สามารถเก็บข้อมูลได้มาก ตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลดังตัวอย่าง

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้

จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลจากระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลได้ดังนี้

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ระบบเดิม

2. ความต้องการในระบบใหม่

3. ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์มและรายงานของระบบเดิม

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่ายแบบ LAN ประกอบไปด้วย

1. เครื่องแม่ข่าย (Server) จำนวน 2 เครื่อง

2. เครื่องลูกข่าย จำนวน 15 เครื่อง

3. เครื่องพิมพ์(Printer) จำนวน 2 เครื่อง

4. อุปกรณ์ในการต่อพวงอื่นที่เกี่ยวข้องที่ทางบริษัทได้นำมาใช้งานของสำนักงานเป็นต้น

2. ความต้องการในระบบใหม่ จากแบบสอบถามทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้

1. องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของคลังสินค้าได้

2. องค์กรสามารถตัดสินใจในการจัดจำหน่ายสินค้าได้

3. องค์กรมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น

4. ขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ที่มีความรวดเร็ว

5. ขั้นตอนการซื้อ-รับคืนวัตถุดิบ มีความถูกต้อง ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน

6. การติดต่อซื้อวัตถุดิบได้สะดวกรวดเร็วเพราะเรามีข้อมูลของวัตถุดิบ

7. สามารถจัดเก็บข้อมูลวัตถุดิบ ทำให้การซื้อวัตถุดิบได้รวดเร็วและถูกต้อง และมีเอกสารยืนยันให้

8. การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

9. สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัทต่อไปได้

10. มอบความน่าเชื่อถือให้บริษัท
ความต้องการของระบบใหม่ของผู้ใช้ (User Requirement)

จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม จึงได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ ตามความต้องการที่กล่าวมาแล้วขั้นต้นเช่น

1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้

2. สามารถทำการเพิ่ม ลบ แก้ไขจำนวนข้อมูลที่ต้องการได้

3. สามารถเก็บประวัติข้อมูลของวัตถุดิบได้

4. สามารถทำการสั่งซื้อวัตถุดิบและแสดงรายการใบเสร็จสั่งซื้อได้

5. พนักงานขายสามารถใช้ข้อมูลและใช้งานระบบได้อย่างถูกต้อง รวดเร็วและแม่นยำ

6. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของแผนกคลังสินค้า

7. การจัดทำรายงานมีความสะดวกและรวดเร็ว

8. เพื่อรองรับการขยายตัวของบริษัท และการเพิ่มขึ้นของจำนวนลูกค้าที่เข้ามาสมัครเป็นสมาชิก

เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าวข้างต้นสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 4 ระบบดังที่ได้กล่าวมาแล้ว คือ ระบบงานคลังสินค้า ระบบการขาย ระบบบัญชี ระบบจัดส่งสินค้า จะเห็นได้ว่าทั้ง 4 ระบบนี้สามารถครอบคลุมความต้องการของผู้ใช้ โดยทางทีมงานจะวิเคราะห์ขั้นตอนการทำงานภายในแต่ละระบบย่อย โดยจำลองเป็นแผ่นภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram: DFD) และเจาะระบบตามที่ต้องการต่อไปเพื่อนำเสนอต่อไป

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

(Process Modeling)

ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่

(System Requirement Structuring)

จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบด้วย DFD

จากการวิเคราะห์ความต้องการระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบ โดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram : DFD) ได้ดังนี้

อธิบาย Context Diagram

จาก Context Diagram ของระบบคลังสินค้าซึ่งสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบการขายนี้ได้แก่ พนักงานคลังสินค้า และผู้จัดการ ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวกับระบบทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบการขายนี้ทำอะไรได้บ้าง และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง (แต่จะไม่ทราบว่าทำอย่างไร) สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Data Flows เข้าและออกระหว่าง External Agents ของระบบได้ดังนี้

1. พนักงานคลังสินค้า

- ส่งข้อมูลเกี่ยววัตถุดิบ

- รับรายงานเกี่ยวกับวัตถุดิบ

2. ผู้จัดการ

- ข้อมูลการอนุมัติการปรับปรุงจำนวนวัตถุดิบ

- รายงานการตรวจยอดสูญหาย

DFD LEVEL 0

อธิบาย DFD LEVEL 0

จาก Context Diagram ทีมงานสามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบการขายออกเป็น 3 ขั้นตอน (Process) ด้วยการวิเคราะห์จากความต้องการของผู้ใช้ (User Requirements) ที่รวบรวมมาได้ ตามที่กล่าวมาแล้วข้างต้น โดยการแบ่งแยกแต่ละ Process ตามหมวดหมู่ของข้อมูล ดังรายละเอียดต่อไปนี้

1. Process 1 จัดการข้อมูล เป็นระบบการจัดการคลังสินค้าที่จัดการข้อมูลทั้งหมดของระบบ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้

- เมื่อพนักงานต้องการปรับปรุงข้อมูลหรือว่าเรียกดูข้อมูลที่ต้องการจะส่งข้อมูลที่ต้องการปรับปรุงเรียกดูเข้าสู่ระบบจากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรับคืนวัตถุดิบหรือแฟ้มสั่งจ่ายวัตถุดิบมาทำการปรับปรุง เมื่อทำการปรับปรุงเรียบร้อย Process จะส่งข้อมูลไปจัดเก็บในแฟ้มข้อมูลเดิม ข้อมูลที่ได้ผ่านการปรับปรุงเรียกดู Process จะทำการส่งข้อมูลที่พนักงานต้องการเรียกดูไปให้กับพนักงาน

2. Process 2 บันทึกรายการ เป็นระบบการจัดการคลังสินค้าที่ทำการค้นหาข้อมูลวัตถุดิบ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้

- เมื่อต้องการสืบค้นข้อมูลวัติดิบ จะทำการส่งรายการที่ต้องการค้นหาเข้าสู่ระบบ จากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลวัตถุดิบแล้วระบบจะทำการแสดงรายการที่ค้นหา

3. Process 3 รายงาน เป็นระบบการจัดการคลังสินค้าที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับการสั่งซื้อวัตถุดิบ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้

- เมื่อต้องการสั่งซื้อวัตถุดิบจะส่งรายการสั่งซื้อวัตถุดิบเข้าสู่ระบบ จากนั้น Process จะทำการประมวลผล เมื่อประมวลผลเสร็จเรียบร้อยจะนำข้อมูลไปบันทึกที่แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อและจะส่งใบสั่งซื้อวัตถุดิบ

ระบบสั่งซื้อ

Data Flow Diagram Level 1

Data Flow Diagram Level 2

ระบบขายสินค้า

Context Diagram

อธิบายการทำงานของ Context Diagram ระบบใหม่

1. ลูกค้า ข้อมูลส่วนใหญ่ที่นำเข้าสู่ระบบนั้นจะมีข้อมูลการเข้าระบบ ข้อมูลการแจ้งการจ่ายชำระ ข้อมูลการสั่งซื้อ ข้อมูลสินค้า ข้อมูลการสมัครสมาชิกและข้อมูลการเข้าระบบ และระบบก็จะส่งข้อมูลรายละเอียดออกมาให้แก่ลูกค้า ได้แก่ รายละเอียดสินค้า รายละเอียดการ สมัครสมาชิก รายละเอียดการสั่งซื้อรายละเอียดการเข้าสู่ระบบ รายละเอียดการแจ้งการชำระ

2. เจ้าของบริษัท ข้อมูลที่ระบบส่งให้ก็จะเป็นการสรุปหรือรายการต่างๆ คือ รายการข้อมูลการแจ้งการชำระเงิน รายการข้อมูลการส่งสินค้า รายการข้อมูลสินค้า รายการข้อมูลการขาย รายการข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า รายการข้อมูลการจ่ายชำระเงินและรายการข้อมูลการรับสินค้า ส่วนข้อมูลที่นำเข้าระบบนั้นเป็นข้อมูลที่เลือกออกรายงาน

3. พนักงาน นำข้อมูลเข้าสู่ระบบโดยมีข้อมูลดังนี้ รายละเอียดการขาย รายละเอียดสินค้า รายละเอียดการสั่งซื้อ รายละเอียดตัวแทนจำหน่าย รายละเอียดการจ่ายชำระเงิน รายละเอียดการแจ้งจ่ายชำระเงิน รายละเอียดการรับสินค้า รายละเอียดการส่งสินค้า ส่วนข้อมูลที่ส่งออกจากระบบ ได้แก่ ข้อมูลการขาย ข้อมูลสินค้า ข้อมูลการสั่งซื้อ ข้อมูลตัวแทนจำหน่าย ข้อมูลการจ่ายชำระเงิน ข้อมูลแจ้งการจ่ายชำระ ข้อมูลการรับสินค้า ใบเสร็จรับเงิน

Data Flow Diagram Level 1

Data Flow Diagram level 2 Process 1

Data Flow Diagram level 2 Process 2

Data Flow Diagram level 2 Process 3

Data Flow Diagram level 2 Process 4

Data Flow Diagram level 2 Process 5

Data Flow Diagram level 2 Process 6

Data Flow Diagram level 2 Process 7

Data Flow Diagram level 2 Process 8

Data Flow Diagram level 2 Process 9

Data Flow Diagram level 2 Process 10

ER-Diagram

แบบจำลองข้อมูล(Data Modeling)

ขั้นตอนการกำหนดความต้องการของระบบด้วย E-R Diagram

E-R Diagram ของระบบการจัดการคลังสินค้า

นอกจากการจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ(Process Modeling) ด้วยแผ่นภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrma) ในการกำหนดความต้องการของระบบแล้วยังต้องจำลองข้อมูล(Data Modeling) ทั้งหมดในระบบด้วยแผนภาพแสดงความสัมพัทธ์ระหว่างข้อมูล (Entity Relationship Diagram:E-R Diagram) โดยข้อมูลนั้นมีความหมายรวมทั้งแต่ข้อมูลที่อยู่บนเอกสารหรือรายงานต่าง ๆ บุคคลที่เกี่ยวข้องกับระบบ ซึ่งแบบจำลองทั้ง 2 ที่แสดงให้เห็นเป็นแบบจำลองของระบบการจัดการคลังสินค้า ซึ่งเป็นระบบใหม่ที่จะนำมาใช้แทนระบบเดิมของบริษัท ส่วนข้อมูลเดิมของบริษัท ในที่นี้ไม่ได้ทำการจำลองแบบไว้ เนื่องจากเป็นการลดขั้นตอนการพัฒนาระบบทำให้ใช้ระยะเวลาน้อยลงนั่นเอง

การออกแบบฐานข้อมูลในระดับกายภาพ

(Physical Database Design)

การออกแบบฐานข้อมูลในระดับ Physical ของระบบการจัดการคลังสินค้า

โครงการพัฒนาระบบจัดการคลังสินค้า ได้ดำเนินมาถึงขั้นตอนการออกแบบฐานข้อมูลในระดับ Physicalโดยทางทีมงานเลือกใช้ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (Relational Database) ดังนั้นในขั้นตอนนี้ทางทีมงานจึงเริ่มต้นด้วยการกำหนดโครงสร้างทางกายภาพให้กับ Table ซึ่งก็คือ Relation ที่ได้จากการแปลง Entity และ Relationship จาก E-R Diagram ในขั้นตอนที่ผ่านมานั่นเอง ในแต่ละ Table (Relation) ประกอบไปด้วย Attribute ต่างๆมากมาย ที่จะต้องกำหนดชนิด ขนาด และความกว้างของข้อมูลรวมทั้งประเภทของคีย์ (Key) ของ Attribute ให้กับแต่ละ Table ในระบบจัดการคลังสินค้า

ตารางที่ ข้อมูลของการสมัครลูกค้าสมาชิก (Customer)

ตารางที่ ข้อมูลของพนักงาน (Employees)

ตารางที่ ข้อมูลของตัวแทนจำหน่าย (Agent)

ตารางที่ ข้อมูลของสินค้า (Product)

ตารางที่ ข้อมูลประเภทสินค้า (Product_Type)

ตารางที่ ข้อมูลของการขายสินค้า (Sale)

ตารางที่ ข้อมูลของรายละเอียดการขายสินค้า (Data_Sale_Detail)

ตารางที่ ข้อมูลการแจ้งจ่ายชำระ (Pay)

ตารางที่ ข้อมูลของรายละเอียดการแจ้งจ่ายชำระ (Confirm_Detail_Pay)

ตารางที่ ข้อมูลการส่งสินค้า (Sent_Product)

ตารางที่ ข้อมูลการตัดจำหน่าย (Scrape)

การพัฒนาและติดตั้งระบบ (System Implementation)

คู่มือการใช้งานโปรแกรมระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสินค้าคงคลัง

ทีมงานได้จัดทำเอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบคลังสินค้า เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. แนะนำโปรแกรมระบบการจัดการคลังสินค้า

โปรแกรมระบบการขาย เป็นโปแกรมที่ทำงานในระบบสารสนเทศเพื่อการขาย ซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 5 ระบบได้แก่

1. ระบบจัดการข้อมูล เป็นระบบเพื่อการปรับปรุงข้อมูล และสามารถจัดการกับข้อมูลเหล่านั้นได้ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่ม ลบ แก้ไข ตามความต้องการได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว

2. ระบบบันทึกรายการ เป็นระบบเพื่อบันทึกวัตถุดิบ รายละเอียดวัตถุดิบ ซึ่งระบบจะทำการส่งผลการสืบค้นแสดงทางหน้าจอทันที

3. ระบบรายงาน เป็นระบบที่บันทึกรายงานการส่งจ่ายและรับคืนวัตถุดิบ ซึ่งระบบนี้จะทำการส่งผลการสืบค้นทันที